Les Affaires étrangères recherchent une entreprise pour le service de la valise diplomatique pour les deux prochaines années

En plus des documents et de la correspondance officielle, les votes à l’étranger sont envoyés de cette façon

MADRID, 7 avr. (PRESSE EUROPÉENNE) –

Le ministère des Affaires étrangères, de l’Union européenne et de la Coopération recherche une entreprise pour reprendre le service de la valise diplomatique par lequel les documents officiels sont envoyés et reçus aux ambassades du monde entier pour les deux prochaines années pour un montant estimé à environ 5 millions d’euros .

Plus précisément, il vise à attribuer le « service de collecte, de transport, de facturation et de livraison à domicile des envois de documentation et de matériel officiel » des Affaires étrangères et d’autres ministères et organismes officiels envoyés par valise diplomatique aux ambassades, représentations permanentes, délégations , ministères et bureaux consulaires à l’étranger, et vice versa.

La valija diplomática, explica Exteriores en la memoria justificativa a la que ha tenido acceso Europa Press, es un « servicio exclusivo y primordial » de este departamento y que permite garantizar « la inviolabilidad de la correspondencia entre la Administración Central del Estado y sus representaciones en l’extérieur ».

Conformément à l’article 27 de la Convention de Vienne de 1961 sur les relations diplomatiques, la correspondance officielle des légations diplomatiques « est inviolable » et par conséquent « la valise diplomatique ne peut être ni ouverte ni retenue », tant qu’elle est dûment identifiée et accréditée.

Actuellement, le service est assuré par DHL Express, qui a été attribué en 2021 pour un montant d’environ 4,2 millions, mais comme le contrat expire le 12 juillet, les Affaires étrangères ont décidé de traiter en urgence le nouveau. Le budget de base de l’appel d’offres a été fixé à 3 758 230 euros tandis que la valeur estimée du contrat pour deux ans, et prorogeable pour une seule année supplémentaire, est estimée à 5 181 023,19 euros.

Comme expliqué dans le rapport justificatif, il s’agit d’un contrat cofinancé, dans lequel le ministère des Affaires étrangères correspond à l’essentiel du financement, 73,76%, et dans lequel d’autres départements tels que le ministère de la Défense, de l’Inclusion, de la Sécurité sociale et des Migrations et Travail, ainsi que l’AECID, l’Instituto Cervantes, l’ICEX ou l’INSS.

L’entreprise gagnante sera en charge du sac ordinaire du ministère des Affaires étrangères qui est envoyé périodiquement et régulièrement aux légations diplomatiques espagnoles, ainsi que des gros colis de plus de 1 kilo envoyés par d’autres départements sans que l’envoi soit régulier, comme ainsi que les envois de ce type qui proviennent de la direction opposée.

TRANSFERT DE VOTE ETRANGER

De même, il prendra également en charge le transfert vers l’Espagne du vote à l’étranger, dans ce qui est considéré comme des services extraordinaires. Le transport de ces votes, tant pour les élections nationales que régionales, sera effectué dans le respect des délais fixés par la Commission électorale centrale « afin de leur permettre d’arriver à temps pour le scrutin », précise le cahier des charges du contrat.

En ce sens, l’entreprise gagnante doit fournir « un horaire » avec toutes les représentations et les temps de transit entre eux et le ministère des sacs avec les votes et assurer « l’arrivée à Madrid dans le nombre maximum de sacs possible « . De même, vous devrez vous engager à les livrer « pendant le week-end électoral » si nécessaire.

La valise diplomatique sera récupérée du lundi au vendredi au siège historique des Affaires étrangères au Palacio de Santa Cruz et transférée et stockée dans le terminal de fret de l’aéroport de Barajas, à Madrid, avant son expédition vers le pays de destination. L’expédition se fera principalement par avion -avec possibilité de le faire par bateau ou par voie terrestre de manière exceptionnelle- et l’entreprise gagnante se chargera de la livraison à destination.

De la même manière, une procédure similaire sera suivie avec la valise diplomatique des représentations et bureaux espagnols à l’étranger envoyée aux Affaires étrangères. Sa collecte se fera du lundi au vendredi sauf en cas de prestations exceptionnelles de collecte et de transfert des votes, qui pourront se faire les jours fériés et les week-ends si nécessaire. Ces dernières prestations seront budgétisées et facturées indépendamment.

CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ

En revanche, le contrat impose « une confidentialité et une réserve absolues sur les installations, ainsi que sur toutes les données qui pourraient être connues lors de l’exécution du contrat ». En ce sens, toutes les informations et données fournies au contractant et à son personnel ne peuvent faire « l’objet, en tout ou en partie, de publication, copie, utilisation, cession ou prêt à des tiers ».

De même, il doit « conserver fidèlement et soigneusement les informations, la documentation ou les données » auxquelles il est possible d’accéder au cours du processus et s’engager à ce que celles-ci n’atteignent « en aucun cas le pouvoir de tiers ».

Tout au long du processus, l’entreprise gagnante sera responsable de la sécurité de la valise diplomatique, elle sera donc « obligée d’adopter les mesures de sécurité les plus élevées tant dans les moyens de transport utilisés que dans le personnel désigné pour exercer ces fonctions. « .

Pour cela, il est demandé que le transfert terrestre soit effectué dans des camionnettes qui empêchent l’accès aux étrangers et qu’ils communiquent les données d’identification de ceux qui sont chargés de la manutention de la valise diplomatique tout au long du processus.